För ett par år sen kunde min dag börja med att kolla mejlen i sängen när jag vaknade. Jag började uppifrån och ner så att de avsändare som väntat längst, fick vänta lite till. På jobbet blandade jag handskrivna attgöra-listor med Outlook, Gmail och mobilen. Jag kände mig stressad, eftersom jag inte kunde lita på mitt eget system. Jag visste att jag hade sparat eller skrivit ner något men inte var. Det blev en ångest, en rädsla att jag hade lovat något som jag glömt. Sen avbröts jag ständgt av alla notifieringar, alarm, popups och signaler så fort jag hade kommit igång med något.
Intervju i Amelia – Mer jobbglädje!
Nu har jag avstängd telefon så ofta det går och inga notifieringar aktiverade. Jag gör todos av allt som jag inte snabbt kan göra på under ett par minuter. Jag har blivit bättre på att fråga min omgivning NÄR de senast behöver svar och hur viktiga olika saker är. Två gånger om dagen kollar jag mejlen (inte däremellan!). Läs hela intervjun med mig i senaste numret av Amelia.
File > Option > Advanced > Outlook start and exit. Byt till calendar folder.
Om du har en task pane under kalendern så hamnar alla tasks med due date där (på den dag då de har due date). Om du vill planera in tasks i kalendern så drar du bara aktuell task från task pane upp till den dag och tid du vill arbeta på task. Se exempel här http://blogs.office.com/b/microsoft-outlook/archive/2007/12/07/the-daily-task-list.aspx
Vad kul att ni också använder den här tekniken med positiva resultat!
Robert : Hur ändrar man startvy i Outlook? Måste genast prova. Och vet du ngt smart sätt att få in Outlook Tasks i kalendervyn? Jag menar, de har ju redan varsin due date. Så den kopplingen borde gå att få automatiskt..
Nu har jag inte läst Amelia, men jag kan bara hålla med dig i ditt inlägg.
Innan sommaren hade jag 11000 olästa mejl i min inbox, stressande och ett ganska bra tecken på att något behövde förändras. GTD är räddningen när mejlen blir ett gissel, än värre när man alltid har den tillgänglig i telefonen. Läser också mejl 2 ggr om dagen och inte längre som det första och sista jag gör på dagen. Min erfarenhet är att mkt få saker man får per mejl är så akuta och viktiga att de inte kan vänta till nästa dag. Är det akut och viktigt så mejlar man inte, man ringer, chattar eller går över till den man måste få tag på (asynkron vs synkron kommunikation).
Några egna tips på att kunna arbeta fokuserat och effektivt:
– Byt startvy i outlook till kalendern
– Var noga med att sätta due dates på tasks och ge dem en tydlig prio
– Planera in dina tasks i kalendern
– Ha inte fler program/webbläsarflikar öppna än vad du behöver för att lösa den task du arbetar med
– Stäng av alla notifieringar än kalenderpåminnelser
– Ange att du är busy på lync när du arbetar med en task, det får kollegor att överväga hur akut och viktigt ärendet är innan de avbryter dig
Superbra att du delar med dig av dina erfarenheter och tips inom det här området. Tror många lider av samma problem och jag är säker på att jag nu hittat ett bra arbetssätt men inte ett som är optimalt, så jag tar gärna del av alla tips på hur man kan arbeta smartare.
Jag håller på på ungefär samma sätt. Du har skrivit om det tidigare och efter att ha läst det inlägget och några fler artiklar kring ämnet följde jag dina råd i en vecka och det var så skönt att ha en tom mailkorg och planera in allt som tog längre än 2 minuter och att inte läsa mailen stup i kvarten. Det var fantastisk och jag undrar varför jag bara testade en vecka och sen föll tillbaka i mina gamla spår… Tror bestämt det är dags att göra det till en permanent lösning för det är fantastiskt skönt att ha koll och stressen minskar verkligen! Tack för dina tips!