Människor som står inför obehagliga förändringar går ofta in i chock och förnekelse. Det drabbar även företag. Digital teknik har medfört omställningar som lyckats paralysera hela branscher.

Har du ett problem?

Första steget till tillfrisknande att inse att man har ett problem. Som beslutsfattare kan det vara svårt att komma till denna insikt. Förvånansvärt många går till jobbet i tron om att verksamheten kommer att kunna fortsätta precis som förut, så länge man hela tiden gör små förbättringar. Vi har inget problem. Vår produkt är ju bättre än den var igår.

Gå till botten med problemet

Behandlar man symptomen i stället för själva orsaken så sitter man snart med samma symptom igen. Att hitta kortsiktiga utvägar – så kallade gap-closing – är helt enkelt slöseri med resurser. I många verksamheter finns även en tradition av att lösa problem som inte finns. Har du någon gång suttit i workshops för att ta fram ny look and feel? Dessa angreppsätt är sällan recept på framgång.

Toyota-modellen

5-whys-methodEn välbeprövad teknik är The 5 Why’s från grundaren till Toyota Motors. Idén är att upprepa frågeställningen Varför? tills man kommer fram till en eller flera bakomliggande orsaker. Man är på rätt väg när den sista frågan ger svar som: ”Person A underrättas inte i tid” eller ”Vi saknar ett format för uppföljning”. Nyckeln är att hitta svar som pekar mot ett beteende (som kan förändras) eller en process (som kan införas).

5 Why – ett exempel

Inom ehandeln förväntar sig kunderna att kunna lägga sina beställningar sent på dagen och ändå få sin leverans redan nästa dag.

  1. Varför erbjuder vi inte 24h leverans i vår ehandel?
    För att vi inte kan garantera det till alla kunder.
  2. Varför kan vi inte garantera det till alla kunder?
    För att många beställningar läggs på helger och efter klockan tre på eftermiddagen. Då hinner de inte gå iväg i tid.
  3. Varför kan vi inte skicka beställningar efter klockan tre?
    För att lagerpersonalen slutar jobba vid 17 och behöver behöver två timmar på sig att packa alla beställningar.
  4. Varför slutar personalen klockan 17?
    För att vi inte har någon överenskommelse om obekväm arbetstid utanför det centrala kollektivavtalet.
  5. Varför har vi inte något lokalt avtal?
    För att vi inte har någon okal facklig företrädare på arbetsplatsen.

När orsaken är identifierad kan man ta fram specifika aktiviteter. Kanske bjuda in till förhandling med facket om förskjutning av ordinarie arbetstid eller införande av skift.

Motstå impulsen att skylla på avsaknad av tid och pengar. Även om det är sant så kan du inte påverka det. Fundera på varför det inte finns tillräckligt med tid. Har ni effektiva möten? Dubbelarbetar ni på grund av otydlig ansvarsfördelning? Människor är sällan problemet, det är processer och rutiner.

Sprid gärna vidare!
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Email this to someoneBuffer this page
  • I dag fick jag i uppdrag att sammanställa månadsvis våra planerade e-handelsaktiviteter…för år 2018. Kanske ska testa 5 Why’s på den?

  • robertsahlin

    Jag älskar 5 varför. Har använt den i mga år på förfrågningar om analyser och rapporter och mer ofta än inte så kommer man fram till att det beställaren egentligen vill ha / behöver är något helt annat än den ursprungliga frågan / beställningen.