Glöm de klassiska statusmötena. Den viktigaste frågan att ställa till ditt team är ”Vad får du inte gjort?”

I mitt ehandelsteam har vi ståupp-möten i femton minuter varje morgon. Och trots att vi inte jobbar med utveckling är jag så förtjust i metodiken bakom de agila projektmetoderna att vi kör enligt strukturen för Daily Scrum:

Vad gjorde du igår?

Det är extremt belönande att få saker gjorda, och att få berätta om det för andra. Uppgifter som bara är halvfärdiga ger inte samma kick. Ingen vill heller vara den som måste erkänna inför gruppen att man inte slutfört det man åtagit sig. Jag upplever också att en kort tillbakablick är bra eftersom den synliggör för deltagarna att, och hur, just deras insatser bidrar till gruppens mål.

Vad ska du göra idag?

Precis som i Arga Snickaren är det avgörande för maximal produktivitet att uppskatta vad man tror sig hinna med på en arbetsdag. Att ”berätta högt” bidrar till känslan av att ha committat sig till något, att bryta ner uppgifter i mindre delmål (det här ska jag hinna med idag) underlättar att få saker gjorda. Frågan öppnar även upp för dig som teamledare att vägleda i vad som ska prioriteras härnäst.

Vad får du inte gjort?

Att förstå vad en medarbetare behöver för att komma vidare eller varför någon är förhindrad från att slutföra en uppgift är the secret sauce för att nå produktivitet i ett team. Undrar du varför vissa idéer aldrig lämnar ritbordet, varför vissa dokument aldrig blir färdigskrivna eller varför vissa leveranser aldrig blir av?

Ställ frågan ”VAD får du inte gjort” i stället för ”VARFÖR får du inte detta gjort?”

Det är din, inte dina medarbetares, uppgift att ta reda på orsaker till att ni inte kommer vidare. Kanske är någon annan i teamet bättre lämpad, kanske är uppdraget otydligt formulerat? Kanske finns det komplexa beroenden som kräver delegering till tredje part. Andra flaskhalsar kan vara brist på tid, information eller på motivation.

I bland blir saker inte gjorda för att de faktiskt inte är så kritiska, och då gör du bäst i att skjuta dem på framtiden.

E-Business Team

Vill du läsa mer om mina tips för Get Things Done, kika gärna på något av följande blogginlägg:

Sprid gärna vidare!
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Email this to someoneBuffer this page
  • Bra frågor! Jag visade inte det verktyg/dashboard som vi använder, men det är inspirerat av en sk Scrum-Board och heter Scrumy.com. Där är alla arbetsuppgifter i projektet redan planerade och uppskrivna på små lappar innan man startar. Även vem som ska göra vad. Prioriteringarna är gjorda, så det som inte finns med på en lapp räknas som oförutsett och måste motiveras/prioriteras för att ”komma med”.
    En annan funktion som ingår är den sk Burndown-chart, som räknar ut hur stor del av boardens lappar som står på ”slutfört” jämfört med hur många som står på ”ej påbörjade”. Det blir en negativ upplevelse när grafen rör sig i fel riktning. Ska kanske lägga upp en bild på hur det ser ut?

  • Fredrik

    Intressant. Men hur gör du för at de ska verkligen säga något av värde som de ska göra idag? Så det inte blir att de bestämmer sig 5 minuter innan mötet att ”de här tre punkterna låter bra”. Och hur undviker du att de som inte gjort det de ska får känslan av negativ feedback?