Hur väl lyckas du med att hålla Inbox Zero? I strävan efter en tom inkorg, att komma så nära noll mejl som möjligt, är risken att man fokuserar på att bli av med så mycket ärenden det bara går. Det resulterar i att man till slut bara lägger fokus på att beta av de snabba och lättarbetade uppgifterna, men så fort mejl dyker upp som kräver mer tid än bara två minuter så ökar inkorgens storlek. För att lyckas med denna metod är det därför viktigt att man handskas med allt som kommer in, även de större posterna, annars når man aldrig till det eftertraktade ”noll-läget”.

Definitionen av Inbox Zero

Inkorgen är tänkt att vara ett stopp på vägen till dina todo-uppgifters slutdestination. Det är den plats där saker ligger tills du placerar dem på den plats där de ska vara tills du kan arbeta med dem. Du måste bestämma om du kan göra uppgiften direkt (om den tar mindre än 2 minuter), om du ska göra den senare, läsa mejlet, delegera eller slänga det. Det finns inga andra alternativ.

It’s about how to reclaim your email, your atten­tion, and your life. That “Zero”? It’s not how many mes­sages are in your inbox–it’s how much of your own brain is in that inbox. Especially when you don’t want it to be. That’s it. – Merlin Mann

Så uppnår du Inbox Zero

  1. Sluta kolla e-post mer än två gånger per dag.
  2. Undvik att spara saker i inkorgen, lägg ärenden i mappar eller listor tills du är redo att utföra dem.
  3. Bearbeta varje mejl direkt genom att definiera vad det är, vad du behöver för att svara på det och när du kommer att ha bäst möjlighet att göra det
  4. Om du vill komma till en verklig Inbox Zero – se till att ha så få stopp som möjligt till slutdestinationen.

För varje mejl jag får och som kräver an action från mig som tar mer än två minuter, flyttar jag det till en mapp i min mailklient. Jag har döpt en mapp till ”Next Action” och en till ”Waiting”. För varje mejl jag flyttar bort från inkorgen skapar jag en todo i Toodledo med passande kontext (Home/Mobile/Work) och lämplig Action (Waiting, Planning, Next Action osv). För mer tips kan du kika på hur jag får saker gjorda, en bra metod för att planera din vecka eller mina tips om Getting Things Done.

Resultatet blir förhoppningsvis att du får mer gjort av de saker du verkligen vill göra färdigt – och mycket snabbare! Lycka till!

Nu håller vi nollan!