Alla vet att man mår bättre när man slutar att skjuta upp de saker man måste göra, så varför gör vi det ändå? Louise Stigell på Amelia kontaktade mig tidigt i våras för en intervju om hur jag får saker gjorda. Studier visar nämligen att upp till 40% av oss är kroniska uppskjutare, och lider av det.

Intervjufrågor från Amelia

A: Hur kunde din vardag se ut innan du gjorde omställningen till Get Things Done?

T: Jag kunde börja med att kolla mejlen i sängen när jag vaknade, och börja uppifrån och ner. De personer som väntat längst på svar, fick vänta lite till.. På jobbet blandade jag handskrivna attgöra-listor med Todos ömsom i Outlook och ömsom i Gmail eller i mobilen. Jag kände mig stressad, eftersom jag inte kunde lita på mitt eget system. Jag visste att jag hade sparat eller skrivit ner något men inte var. Mycket av det som rörde sig i huvudet skrev jag inte ner alls. Det blev också en ångest, en rädsla att jag hade lovat något som jag glömt. Sen avbröts jag ständgt av alla notifieringar, alarm, popups och signaler så fort jag hade kommit igång med mitt arbete.

A: Hur ser din vardag ut nu?

T: Nu har jag avstängd telefon så ofta det går och inga notifieringar aktiverade. Jag gör todos av allt som jag inte snabbt kan göra på under ett par minuter. Jag har blivit bättre på att fråga min omgivning NÄR de senast behöver svar och hur viktiga olika saker är. Två gånger om dagen kollar jag mejlen. Inte alls däremellan om jag kan undvika det. När jag går från jobbet är mitt mål att ha 5 saker överst i Todolistan så att jag snabbt kommer igång dagen efter. Allt som inte är markerat som ”Att göra härnäst” ligger osynligt i Todo-appen tills jag prioriterar upp dem. Sen har jag formulerat 10 olika målbilder, och för varje arbetsuppgift jag adderar så kopplar jag dem till något av målen. I appen kan jag se vad lägger tid på och om det är rätt saker. Det minskar även känslan av att ”jag har inte fått NÅGOT gjort idag”.

A: Kan du härleda förändringen till någon särskild sak som utlöste allting? 

T: Du menar ett totalt meltdown :) Haha, nej det hann aldrig gå så långt att jag kollapsade av stress eller så. Men när man jobbar med webbprojekt är man van att misslyckas leverera både på tid och budget. När vi hade lanserat vår första sajt med den nya projektmetoden Scrum – precis enligt plan – inspirerade det mig att tillämpa en liknande metod på mitt privatliv.

Therese tips för att få mer gjort på jobbet

  1. Effektiv eposthantering är viktigaste knepet för att få mer gjort. Öppna inte inkorgen det första du gör på morgonen. Du ska signalera till din omgivning att du prioriterar på viktighet och på din tillgänglighet, inte på ”senast inkommet”. Det är lätt att fastna i fällan att den avsändare som håller sig överst in din inkorg alltid kommer att garanteras din uppmärksamhet.
  2. Stäng av notifieringar från epostprogram, chatt och i mobil. Att hela tiden bli avbruten är den största produktivitetsdödaren av alla. Två gånger om dagen tömmer du inkorgen helt. Sortera efter: Släng, Delegera, AttGöra, Arkivera. Svara direkt på ett mejl om det tar mindre än två minuter att skriva.
  3. Allt som kräver mer tid blir en uppgift i AttGöra-listan. Ha inte saker i huvudet. Om något blir liggande i AttGöra-listan en längre tid så är det antaligen inte så viktigt och bör tas bort.
  4. Att byta miljö, t.ex. genom att sätta sig i ett annat rum, brukar hjälpa hjärnan förstå att det är arbete som gäller.

I tidningen berättar Louise mer om den fysiologiska förklaringen till att vi människor är programmerade att välja omedelbara belöningar framför belöningar i framtiden.