I maj 2014 var jag nytillsatt som E-Business Manager för att etablera Nespressos e-handelsorganisation i Norden. Förväntningarna från HQ och från landscheferna var höga. Efter tio dagar på jobbet skulle vi lansera en ny e-handelsplattform i samtliga länder. Vi var minst sagt under hög press för att tillgodose allas önskemål.

De första veckorna präglades av brandsläckning utan förbestämd agenda. Tiden upptogs av att svara på spontanförfrågningar och av att fixa icke-kritiska fel på sajterna. Jag insåg att vi aldrig skulle ha tid att lösa de stora knutarna, de strategiska, viktiga aktiviteterna som kunde öka försäljningen på lång sikt.

Effektiv prioritering och planering

Teamet och jag genomförde en workshop på ett närliggande hotell. Var vi överens om vad syftet var med vår nyblivna enhet? Tillsammans definierade vi hur varje individ skulle kunna bidra till att nå målen. Vi diskuterade hur vi skulle prioritera smartare och tog hjälp av metoder från ”7 Habits Of Highly Effective People” och från Scrum, en metod som är vanlig bland utvecklare och webbprojektledare.

När vi kom tillbaka på kontoret skapade jag en backlog i excel och köpte mjukvara för överblick av vad som skulle göras, vad som pågick och vad som var slutfört. Vi reviderade vår mötesstruktur och lade tid på att utvärdera oss själva med hjälp av ”feedback loops”. I slutet av varje sprint (som först var två veckor lång, sedan fyra) fick var och en skryta med vad de hade levererat och återkoppla om varför de inte hunnit det de föresatt sig. En avgörande funktion blev den gatekeeper som jag utsåg att sålla i det oavbrutna inflödet av förfrågningar från den övriga organisationen.

Nöjdheten och produktiviteten ökade

Med denna strukturerade planering kunde jag nu vara 100% transparent gentemot min chef, mot ledningen och mot marknaderna. Metoden bidrog dessutom till att varje anställd fick mer synlighet för sina insatser och ett välkommet erkännande från resten av organisationen.
Under mitt första år dubblerades produktiviteten i teamet, och avdelningen gick från 55% till 89% i vår ”Organisational satisfaction survey”.

img_7845

Utbilda din chef

För att en digital verksamhet ska vara lönsam måste man tillvarata alla avdelningars intressen och ofta med kort varsel. Det kan krocka med strukturer och förutsägbarheten i stora och komplexa företag. Mitt tips till den som står inför liknande uppgift är att coacha och utbilda sin chef. Vad innebär det att kostnaderna för söktrafik bestäms på en daglig auktion mellan konkurrenterna och vad kan hända om ett budskap slår fel i sociala medier? Ge chefen en inblick i de digitala arbetsprocesserna så att hen förstår vad som går att åstadkomma på lång och kort sikt. Vad är en release cycle, vad är en sprint, vad är en content freeze? Satsa också på att rekrytera medarbetare som trivs när förutsättningar ändras, och som befinner sig i ett konstant utbildnings-läge.

Att jobba med digitala kanaler är av naturen oplanerat och kaotiskt. Men nu är vi bättre utrustade att kritiskt analysera vad vi borde göra härnäst. Även när arbetsbördan blir övermäktig lyckas vi behålla en hög motivation och lägre känsla av stress.